Zapewniamy koordynację wszystkich działań w ramach spotkania
Wieloletnie doświadczenie oraz wiedza którymi dysponujemy, pozwalają na kompleksowe zorganizowanie każdego rodzaju spotkania - bez względu na to czy będzie ono małe, kameralne czy też kilkutysięczne.
Dokładamy wszelkich starań, aby organizowane przy naszym udziale eventy były niezapomniane dla uczestników oraz dla Państwa – jako organizatorów.
Dopilnujemy, aby wszystkie założenia zostały zrealizowane zgodnie z Państwa oczekiwaniami!
Obsługa uczestników
Przygotowanie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie internetowej
Prowadzenie bazy danych uczestników
Obsługa administracyjno-finansowa
Rejestracja w miejscu obrad
Opieka nad gośćmi i VIPami
Materiały konferencyjne
Projektowanie tożsamości wizualnej spotkania
Przyjmowanie streszczeń
Redagowanie i druk materiałów zjazdowych (program zjazdu, ulotki, zaproszenia)
Przygotowanie materiałów zjazdowych w wersji elektronicznej
Przygotowanie i wydruk identyfikatorów, certyfikatów, a także przygotowanie toreb konferencyjnych
Dokumentacja fotograficzna
Serwis medialny
Stworzenie i prowadzenie strony WWW
Opracowanie strategi kontaktów z mediami
Redagowanie i dystrybucja materiałów prasowych
Organizowanie konferencji prasowych
Redagowanie i druk komunikatów, reklam zjazdowych
Obsługa techniczna
Zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia sali
Zapewnienie sprzętu multimedialnego i pomocy technicznej
Tłumaczenia symultaniczne
Zabezpieczenie medyczne, ubezpieczenie imprezy
Zapewnienie hostess, transportu
Catering
Organizacja wyżywienia w miejscu obrad
Organizacja serwisów kawowych w miejscu obrad
Zakwaterowanie
Tworzenie bazy noclegowej
Negocjowanie cen noclegów
Koordynowanie rezerwacji grupowych
Sponsorzy
Przygotowanie strategii sponsoringu
Dobór firm i instytucji, które potencjalnie mogą być zainteresowanie danym eventem
Pozyskiwanie sponsorów i partnerów poszczególnych projektów
Negocjowanie warunków współpracy, koordynowanie podpisania umów i rozliczenia
Opracowanie profesjonalnego planu powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową stoisk
Imprezy towarzyszące
Kontakty z impresariatami artystów
Organizacja: kolacji, bankietów, gali, balów, pikników i spotkań okolicznościowych
Organizacja wycieczek fakultatywnych
Imprezy integracyjne o charakterze edukacyjnym dla firm